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DIVISIÓN JURÍDICA
K.5611(668)2007
ORD. Nº 3161/064
MAT.: 1) Documentación laboral.
Documentación electrónica. Contrato de Trabajo. Firma electrónica.
Procedencia.
2) Documentación laboral.
Documentación electrónica. Requisitos.
3) Documentación laboral.
Documentación electrónica. Comprobantes de feriado. Firma electrónica.
Procedencia.
RDIC.: 1) Resulta jurídicamente
procedente que conforme al modelo de centralización de documentación
electrónico presentado por la empresa E-SIGN S.A., se proceda a suscribir
contratos de trabajo haciendo uso de los medios de firma electrónica
establecidos en la Ley Nº19.799, en tanto su implementación no impida las
labores fiscalizadoras de este Servicio; 2) En la medida en que el
sistema de digitalización electrónica de la documentación que emana de
las relaciones laborales propuesto por la empresa ESIGN S.A., cumpla con
los requisitos y condiciones de seguridad y operación precedentemente indicados,
constituirá un sistema válido en los términos exigidos por el inciso 2º
del artículo 31, del D.F.L. Nº2, de 1967, y en consecuencia, resultará
jurídicamente procedente su implementación, todo lo cual debe entenderse
sin perjuicio de la facultad fiscalizadora que pueda practicar este
Servicio una vez que se implemente; 3) Se reconsidera la doctrina
establecida en el Ord. Nº375, de 25.01.05, conforme a la cual no
resultaba procedente la digitalización computacional de comprobantes de
feriado mediante el procedimiento de la firma electrónica.
ANT.: 1) Pase Nº842, de 12.06.08,
de Directora del Trabajo; 2) Pase Nº28, de 07.05.08, de Jefa de Unidad de
Dictámenes e Informes en Derecho; 3) Memo Nº50, de 10.04.08, de Jefe
División Inspección; 4) Memo Nº223, de 26.11.07, de Jefa de Unidad de
Dictámenes e Informes en Derecho; 5) instrucciones de Jefe Departamento
Jurídico, de 20.11.07; 6) Memo Nº135, de 08.10.07, de Subjefe
Departamento de Inspección; 7) Presentación de 04.09.07, de empresa ESIGN
S.A.; 8) Ord. Nº3497, de 24.08.07, de Subsecretaría de Economía Fomento y
reconstrucción; 9) Ord. Nº2894, de 01.08.07, de Jefe Departamento
Jurídico; 10) Ord. Nº2893, de 01.08.07, de Jefa de Unidad de Dictámenes e
Informes en Derecho; 11) Pase Nº114, de 26.07.07, de Jefe Departamento
Jurídico; 12) Memo Nº66, de 11.05.07, de Jefe División Departamento de
Inspección; 13) Presentación de 02.05.07, de empresa ESIGN S.A.
FUENTES: Ley Nº19.799, Arts. 1 y 3;
Código del Trabajo, Arts. 7, 8, 9,11,54.177
D.F.L. Nº2, de 1967, Art.31.
CONCORDANCIAS: Ords. Nºs.5442, de
22.12.06; 375, de 25.01.05; 3763/181, de 04.10.01; 1648/83, de01.04.97, y
7301/341, de 12.12.94
SANTIAGO, 29.07.2008
DE : DIRECTORA DEL TRABAJO
A : SR. GUILLERMO GORMAZ DIAZ
GERENTE GENERAL EMPRESA E-SIGN S.A.
AVENIDA ANDRES BELLO 2777, OF. 1503
LAS CONDES
SANTIAGO/
Mediante presentación del
antecedente 12), la empresa ESIGN S.A., ha efectuado las siguientes
consultas:
1) Si resultaría jurídicamente
procedente suscribir los contratos de trabajo utilizando el sistema de
firma electrónica establecido en la ley Nº19.799, haciendo uso del modelo
de centralización de documentación electrónica que presenta, y
2) Si resultaría jurídicamente
procedente la implementación de un sistema digitalizado de centralización
de la documentación laboral, haciendo uso del modelo de centralización
documental.
Fundamenta su presentación en que
las características técnicas del sistema propuesto dan cumplimiento a las
normas de la Ley Nº19.799, sobre documentos electrónicos y firma
electrónica.
1) En relación con la consulta
signada con este número cumplo con informar a Ud. Lo siguiente:
El artículo 1º de la Ley Nº19.799,
de 12.04.02, sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios
de Certificación de Dicha Firma, establece entre otros, el principio
general de la equivalencia del soporte electrónico y el del papel escrito
en los actos y contratos celebrados por personas naturales, jurídicas o
los órganos del Estado.
Agrega el inciso final del mismo
artículo:
"Toda interpretación de los
preceptos de esta ley, deberá guardar armonía con los preceptos
señalados."
Complementa este principio de
equivalencia, el principio de eficacia a que se refiere el inciso 1º del
artículo 3º de este cuerpo legal, al precisar en lo que interesa, que
"los actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales
o jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de
la misma manera y producirán los mismos efectos que celebrados por
escrito y en soporte de papel."
Sin embargo, este principio de
eficacia tiene algunas excepciones, entre las que se cuenta la
establecida por el legislador en la letra b) del citado artículo 3º, que
señala:
"b)
Aquellosenquelaleyrequieralaconcurrenciapersonaldealgunadelas
partes."
Consecuencia de lo señalado, es que
legalmente resulta posible la celebración de actos o contratos que pueden
constar sólo y exclusivamente en registros computacionales y existirán
otros en que por requerirse la concurrencia personal de alguna de las
partes, resultará improcedente su celebración de acuerdo a las normas de
la Ley Nº19.799.
Ahora bien, en lo que respecta a
los contratos de trabajo, cabe señalar que el inciso 1º del artículo 9º
del Código del Trabajo señala textualmente:
"El contrato de trabajo es
consensual; deberá constar por escrito en el plazo a que se refiere el
inciso siguiente, y firmarse por ambas partes en dos ejemplares, quedando
uno en poder de cada contratante."
Por su parte, el artículo 11 del
mismo cuerpo legal expresa:
"Las modificaciones del
contrato de trabajo se consignarán por escrito y serán firmadas por las
partes al dorso de los ejemplares del mismo o en documento anexo."
Como se aprecia, la escrituración
del contrato de trabajo no constituye un requisito de la esencia del
mismo, sino que ha sido impuesta como obligación por el legislador para
efectos probatorios, como lo ha establecido la reiterada doctrina de este
Servicio contenida entre otros en Ord. Nº5056, de 23.10.84, conforme al
cual la escrituración del contrato tiene como objetivo servir de prueba
de lo pactado entre empleador y trabajador, y el incumplimiento de esta
obligación acarrea para el empleador la aplicación de multa
administrativa.
Aclarado lo anterior, esto es, que
la escrituración del contrato de trabajo persigue fines probatorios, forzoso
es razonar que la forma y los medios en que se proceda a practicarla, en
nada alteran la naturaleza consensual del contrato en comento y por ende,
en tanto dicha escrituración contenga las menciones mínimas de todo
contrato de trabajo establecidas en el artículo 10 del Código del
Trabajo, resultará irrelevante que se practique por medios manuscritos,
mecánicos, electrónicos o computacionales, siempre que aquellos no
impidan el otorgamiento del ejemplar del contrato de trabajo que el
dependiente requiere mantener en su poder.
Sin embargo, como se expresara en
párrafos anteriores, conforme a la referida Ley Nº19.799, no resulta
posible la homologación de la equivalencia del soporte electrónico y el
del papel escrito en aquellos actos o contratos en que la ley requiera la
concurrencia personal de alguna de las partes.
Los referidos impedimentos se
encuentran establecidos por el legislador en razón de tratarse de actos
que requieren de la asistencia personal de una de las partes a la
celebración del acto o contrato y no en relación a la forma en que dicha
persona pudiera manifestar su voluntad destinada a crear, modificar o
extinguir derechos.
Ahora bien, en lo que respecta al
contrato de trabajo, éste es de carácter consensual y el legislador no ha
establecido a su respecto requisito o formalidad alguna para su
suscripción, bastando el acuerdo de voluntades de empleador y trabajador
para su celebración.
Conforme a lo señalado, y
considerando que la voluntad es posible de ser manifestada de múltiples
formas, resultará irrelevante que ella se exteriorice por medios
electrónicos, mecánicos u otros, para dar origen a una relación laboral
regida por el art. 7º del mismo cuerpo legal.
Corrobora lo anterior, el que
nuestro ordenamiento jurídico establece en el artículo 8 del Código del
Trabajo la existencia de un contrato de trabajo cuando la prestación de
los servicios personales del trabajador se efectúa bajo dependencia y
subordinación del empleador, aún cuando no hayan suscrito un contrato de
trabajo entre ellas.
Lo señalado, es consecuencia de que
la relación laboral es la que genera efectivamente derechos y
obligaciones entre las partes y constituye en nuestra normativa una
manifestación del principio de primacía de la realidad, conforme al cual
deberá estarse a la realidad de los hechos por sobre lo que indiquen los
documentos, al momento de analizar si estamos en presencia o no, de una
relación laboral.
En la especie, de acuerdo a la
documentación acompañada en la presentación de la empresa solicitante, el
sistema propuesto autentifica al representante del empleador en el
software, mediante firma electrónica avanzada, permitiendo que sólo
representantes autorizados puedan acceder al sistema.
Por otra parte mediante el ingreso
del R.U.T. o cédula de identidad del trabajador al sistema, se conforma
un borrador del documento electrónico laboral, que una vez aceptado por
el dependiente, invita a éste a ingresar su huella digital en el lector,
la cual es capturada, corroborada y validada por el sistema junto con el RUT
con los antecedentes que posee el sistema de Servicio de Registro Civil
electrónico (SRCel), para comprobar si pertenecen a la misma persona
cuyos datos se ingresaron, caso en el cual se procede a generar un timbre
en formato PDF 417, que permiten darle un carácter digital a una copia en
papel.
Igualmente en los antecedente se
expone que en el caso de los contratos, anexos de contratos de trabajo o
documentos que deben ser firmados por ambas partes, luego de la firma de
aplicación del trabajador lo hará el empleador, haciendo uso de firma
electrónica avanzada, procediéndose posteriormente al almacenamiento e
impresión para el trabajador, no resultando inseguro de esta forma la
utilización de dos certificados distintos ya que el documento electrónico
laboral final no es susceptible de ser modificado.
La situación planteada a la luz de
las normas legales antes transcritas y comentadas permite afirmar que el
sistema propuesto permite que trabajador y empleador manifiesten por
medios electrónicos su voluntad de celebrar un contrato de trabajo.
De igual forma, el sistema
garantiza que la voluntad manifestada por dichas partes a través de
medios electrónicos corresponda a las mismas, a la vez que asegura que el
trabajador guarde constancia física del documento electrónico, con lo
cual se está dando cumplimiento al requisito de escriturar el contrato.
En consecuencia, sobre la base de
las disposiciones legales citadas, jurisprudencia administrativa
consultada y consideraciones formuladas, en respuesta a su consulta,
cumplo con informar a Ud. que resultaría jurídicamente procedente que
conforme al modelo de centralización de documentación electrónico
presentado por la empresa E-SIGN S.A., se proceda a suscribir contratos
de trabajo haciendo uso de los medios de firma electrónica establecidos
en la Ley Nº19.799, en tanto su implementación no impida las labores
fiscalizadoras de este Servicio.
2) En lo que respecta a si
resultaría jurídicamente procedente la implementación del mismo modelo de
centralización de documentación laboral, digitalizada electrónicamente
conforme al procedimiento que acompaña, cumplo con informar a Ud. lo
siguiente:
El inciso 2º del artículo 31 del
D.F.L. Nº2, de 1967, Ley Orgánica de la Dirección del Trabajo expresa:
"Toda aquella documentación que deriva de las relaciones de trabajo
deberá mantenerse en los establecimientos y faenas en que se desarrollen
labores y funciones."
La norma legal preinserta obliga al
empleador a mantener en los establecimientos y faenas en que se
desarrollen labores y funciones toda la documentación derivada de las
relaciones de trabajo y busca además de dar protección a las partes que
concurren a dicha relación a partir de la expresión formal de sus
derechos y obligaciones, el facilitar la labor de fiscalización de este
Servicio.
Ahora bien, la conclusión anterior
ha sido reiterada uniformemente por la doctrina de este Servicio,
contenida entre otros, en Ord. Nº1648/83, de 01.04.97, cuya fotocopia se
acompaña.
Sin embargo, lo señalado no debe
tenerse como un obstáculo para el desarrollo de procesos informáticos
cuando en la práctica éstos guarden una debida armonía entre modernidad y
eficiencia al permitir el cabal cumplimiento de las disposiciones legales
y faciliten la labor de fiscalización de los organismos competentes.
Al respecto, en principio, posible
sería afirmar que nada obstaría a que el empleador en uso de sus
facultades de administración implemente un respaldo digitalizado de todos
los documentos derivados de sus relaciones laborales al cual puedan
acceder personalmente los trabajadores interesados, en tanto se resguarde
su debida fidelidad conforme al inciso 2º del artículo 31 del D.F.L. Nº2,
de 1967, que permita hacer efectivas las labores de fiscalización de la
Dirección del Trabajo o de otros organismos competentes.
Tras todo lo señalado, una vez
analizado el sistema propuesto y partiendo del supuesto de la efectividad
de las características del sistema en cuanto a su seguridad y forma de
operación, y con el objeto de armonizar, como se expresara, los objetivos
de modernidad y eficiencia, esta Dirección estima necesario para
considerar que el mismo constituye un sistema válido en los términos
exigidos por el inciso 2º del artículo 31 del DFL Nº2, de 1967,
precitado, que aquel debe cumplir, a lo menos, los siguientes requisitos
básicos:
a) Permitir al fiscalizador una
consulta directa a la página web de la empresa en que se implemente el
sistema digitalizado de centralización de la documentación laboral
propuesto por la empresa E-SIGN S.A., desde cualquier computador de la
Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador y una medida de seguridad a establecer conjuntamente con la
recurrente, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización
de la documentación centralizada digitalmente se puedan realizar sin
impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de
documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica.
b) Permitir igual consulta y forma
de acceso anterior desde computadores del empleador fiscalizado, en el
lugar de trabajo.
c) Permitir la impresión de la
documentación laboral, como también de la certificación que otorga el
sistema con firma digital.
d) Permitir directamente ante el
empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la
ratificación de la documentación laboral.
Luego, en respuesta a esta
consulta, cumplo con informar a Ud. que en la medida en que el sistema de
digitalización electrónica de la documentación que emana de las
relaciones laborales propuesto por la empresa ESIGN S.A., cumpla con los
requisitos y condiciones de seguridad y operación precedentemente
indicados, esta Dirección considera que el mismo constituye un sistema
válido en los términos exigidos por el inciso 2º del artículo 31, del
D.F.L. Nº2, de 1967, y en consecuencia, resultará jurídicamente
procedente su implementación, todo lo cual debe entenderse sin perjuicio
de la facultad fiscalizadora que pueda practicar este Servicio una vez
que se implemente.
Por ultimo, sin perjuicio de lo
anterior, y por tratarse de aspectos relacionados con la materia de este
pronunciamiento, cabe hacer presente que el legislador ha impuesto al
empleador durante la vigencia de la relación laboral, la obligación de
entregar copia de algunos documentos al trabajador, como acontece en los
siguientes casos:
a. El
artículo 54 del Código del Trabajo que dispone:
"Junto con el pago, el
empleador deberá entregar al trabajador un comprobante con indicación del
monto pagado, de la forma como se determinó y de las deducciones
efectuadas."
De la disposición precitada se
infiere que la ley obliga al empleador a entregar a sus dependientes,
conjuntamente con el pago de sus remuneraciones, un comprobante que
contenga las menciones que a continuación se indican:
a. Monto
de la remuneración pagada,
b. Forma
como se determinó dicha remuneración, y
c. Descuentos
practicados.
Sobre el particular, este Servicio
ha resuelto previa fiscalización y respecto sólo de situaciones
puntuales, como acontece en Ord. Nº5442, de 22.12.06, cuya fotocopia se acompaña,
el que se autorice a la empleadora implementar la entrega de comprobante
de remuneraciones de los trabajadores a través de un sistema
computacional.
Se fundamenta lo resuelto, en la
circunstancia de que conforme a la reiterada y uniforme doctrina de este
Servicio, contenida entre otros en Ord. Nº7301/341, de 12.12.94, cuya
fotocopia se acompaña para su mejor información, se ha determinado que no
procede exigir al empleador que en los comprobantes o liquidaciones de
remuneraciones se encuentre estampada la firma del trabajador en señal de
aceptación, por lo que resultaría jurídicamente procedente determinar que
los comprobantes de remuneraciones emitidos electrónicamente se
encontrarían entre aquellos documentos susceptibles de constar sólo y
exclusivamente en registros computacionales, es decir sin respaldo
material, en tanto el respaldo electrónico pudiera hacer efectivas las
labores de fiscalización y el sistema conforme al cual se practique
garantice la fidelidad de su información, todo lo cual debe entenderse
previa autorización de este Servicio.
b) En cuanto a los comprobantes de
feriado, cabe señalar que tanto la petición de feriado efectuada por el
dependiente como la aceptación u otorgamiento del mismo por parte del
empleador podrían efectuarse mediante el procedimiento de firma digital
en tanto su respaldo electrónico permita hacer efectivas las labores de
fiscalización de la Dirección del Trabajo, por lo que debe tenerse por
reconsiderada la doctrina establecida en el Ord. Nº375, de 25.01.05,
conforme a la cual no resultaba procedente su digitalización
computacional mediante el sistema de la firma electrónica.
c) Respecto de los finiquitos, por
exigir el artículo 177 del Código del Trabajo el cumplimiento de ciertas
solemnidades, como sería la presencia de un ministro de fe, se estima que
no resultaría posible de ser suscrito mediante el procedimiento de firma
electrónica y en consecuencia deberá constar de un respaldo físico
firmado por ambas partes, que permita hacer efectiva la fiscalización de
este Servicio, según dispone el inciso final del artículo 9 del Código
del Trabajo.
En consecuencia, sobre la base de
las disposiciones legales citadas y jurisprudencia administrativa
consultada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a Ud. que:
1) Resulta jurídicamente procedente
que conforme al modelo de centralización de documentación electrónico
presentado por la empresa E-SIGN S.A., se proceda a suscribir contratos
de trabajo haciendo uso de los medios de firma electrónica establecidos
en la Ley Nº19.799, en tanto su implementación no impida las labores
fiscalizadoras de este Servicio;
2) En la medida en que el sistema
de digitalización electrónica de la documentación que emana de las
relaciones laborales propuesto por la empresa ESIGN S.A., cumpla con los
requisitos y condiciones de seguridad y operación precedentemente
indicados, constituirá un sistema válido en los términos exigidos por el
inciso 2º del artículo 31, del D.F.L. Nº2, de 1967, y en consecuencia,
resultará jurídicamente procedente su implementación, todo lo cual debe
entenderse sin perjuicio de la facultad fiscalizadora que pueda practicar
este Servicio una vez que se implemente.
3) Se reconsidera la doctrina
establecida en el Ord. Nº375, de 25.01.05, conforme a la cual no resultaba
procedente la digitalización computacional de comprobantes de feriado
mediante el procedimiento de la firma electrónica.
Saluda a Ud.,
PATRICIA SILVA MELÉNDEZ
ABOGADA
DIRECTORA DEL TRABAJO
RPL./MCST./CRL/crl.
Distribución:
Control,Partes,Jurídico
Boletin,Dptos. DT
Subdirector,Unidad de Asistencia
Técnica
Jefe de Gabinete Ministro del
Trabajo y Previsión Social
Subsecretaria del Trabajo
Lexis-Nexis, XV Regiones
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