lunes, 18 de marzo de 2013

DOCUMENTACIÓN QUE DEBE TENER EL EMPLEADOR EN SU EMPRESA A DISPOSICIÓN DE LAS AUTORIDADES DEL TRABAJO

En la empresa debe mantenerse toda aquella documentación laboral y previsional que deriva de las relaciones de trabajo, la cual deberá encontrarse siempre a disposición de los servicios del trabajo en todo establecimiento o faena en que se desarrollen  labores y funciones.



A)    DOCUMENTACIÓN LABORAL

1.- Contratos de Trabajo
El contrato de trabajo deberá constar por escrito en el plazo de 15 días de incorporado el trabajador, firmado por ambas, quedando un ejemplar en poder de cada contratante.

La no entrega de la copia del contrato de trabajo al trabajador contempla multa a beneficio fiscal, de 1 a 20 Unidades Tributarias Mensuales (U.T.M.).

La no escritura del contrato en el plazo de 15 días, señalado anteriormente, es sancionada con multa a beneficio fiscal equivalente a 5 U.T.M por trabajador afectado.

El contrato de trabajo deberá contener a lo menos las siguientes estipulaciones:
A)    lugar y fecha del contrato
B)    Individualización de las partes con indicación de la nacionalidad, fecha de nacimiento e ingreso del trabajador.
C)    determinación de la naturaleza de los servicios y del lugar o ciudad en que hayan de prestarse;
D)    monto, forma y período de pago de la remuneración acordada;
E)    duración y distribución de la jornada de trabajo, salvo que en la empresa existiera el sistema de trabajo por turno, caso en el cual se estará a lo dispuesto en el reglamento interno;
F)    plazo del contrato, y demás pactos que acordaren las partes.

El incumplimiento relativo a consignar en el contrato las estipulaciones mínimas ya señaladas o incluir cláusulas contrarias a la ley, puede dar origen a la sanción estipulada en el art. 451 del código del trabajo, esto es, de 1 a 20 U.T.M.

Las modificaciones del contrato de trabajo se consignarán por escrito y serán firmadas por las partes al dorso de los ejemplares del mismo o en un documento anexo.

La modificación de la remuneración del trabajador derivada de reajustes, deberá aparecer actualizada en los contratos por lo menos una vez al año.

La no-actualización de los contratos es penada con multa a beneficio fiscal de 1 a 20 U.T.M.



2.- Registro control de asistencia

Es obligatorio para todo empleador, cualquiera que sea el número de trabajadores de la empresa.  Puede consistir en un libro de asistencia del personal, un reloj control con tarjetas de registro u otro sistema autorizado por la dirección del trabajo (art. 33 c. del t.).  En él se deberá incluir todos los trabajadores de la empresa, pudiendo exceptuarse aquéllos que se encuentran excluidos de la limitación de la jornada de trabajo (ver art. 223 c. del t.).
Las horas trabajadas deberán ser sumadas con indicación de las horas ordinarias y extraordinarias.

Si se trabajan horas extraordinarias, éstas no deben exceder del máximo legal, vale decir, hasta dos horas por día (art. 30 c. del t.).

Es responsabilidad del empleador velar porque todo el personal firme al inicio y al término de la jornada o marque su tarjeta reloj control si existiere.

Las infracciones al sistema control de asistencia son penadas con multa a beneficio fiscal de 1 a 20 U.T.M.

3.- Comprobantes de pago de remuneraciones

Junto con el pago, el empleador deberá entregar al trabajador un comprobante con indicación del monto pagado, de la forma como se determinó y de las deducciones efectuadas.

Los montos consignados deberán corresponder a los estipulados en los contratos de trabajo, salvo que se trate de sumas por sobretiempo

El pago de las remuneraciones debe efectuarse con la periodicidad establecida en el contrato, período que en caso alguno puede exceder de 1 mes, debiendo pagarse en día de trabajo, entre lunes y viernes, en el lugar que el trabajador preste sus servicios, y dentro de la hora siguiente a la terminación de la jornada.  Las partes pueden acordar otros días u horas de pago.

Las remuneraciones deberán pagarse en moneda de curso legal.  A solicitud del trabajador podrá pagarse con cheque o vale vista bancario a su nombre.

El no pago de remuneraciones o la no entrega de comprobante de pago, se sancionan con multa a beneficio fiscal de 1 a 20 U.T.M.

El decreto 375, de 1969, del ministerio del trabajo y previsión social, contempla la posibilidad que el libro auxiliar de remuneraciones se centralice en la casa matriz de la empresa, cuando ello es solicitado a la dirección del trabajo fundado en razones de buena administración.

4.- Comprobante de feriado

junto con otorgar el feriado legal, que debe concederse de preferencia en época de primavera o verano, el empleador debe entregarle al trabajador, antes de hacer uso del derecho, un comprobante en que consten los días en que se encuentra con feriado, como asimismo el período anual al cual corresponde.
Durante el período de feriado el trabajador tiene derecho a percibir su remuneración íntegra, la que debe calcularse, en el caso de los trabajadores con remuneración variable, de acuerdo al promedio de los últimos tres meses.

Lo anterior, es sin perjuicio de las asignaciones adicionales que las partes hubieren pactado por ese concepto.

5.- Reglamento interno

Las empresas que ocupen normalmente DIEZ o más trabajadores permanentes, contados todos los que presten servicios en las distintas fábricas o secciones, están obligadas a confeccionar un reglamento de orden, higiene y seguridad, debiendo remitir copia de éste al ministerio de salud y a la dirección del trabajo, dentro de los 5 días siguientes a su vigencia.
La infracción a esta norma contempla multa a beneficio fiscal de 1 a 20 U.T.M.
Este instrumento ha de estar actualizado a la fecha con las disposiciones de la llamadaLey del saco(Ley 20.001) que en casa caso apliquen y las normas sobre acoso sexual que obligatoriamente deben incluirse desde marzo de 2005 (Ley 20.005).  En este último caso, su incumplimiento tiene sanciones propias.

6.- Contratos, convenios colectivos o fallos arbitrales

Considerando que estos documentos derivan de las relaciones de trabajo, copia de ellos debe mantenerse en el lugar de trabajo, sin perjuicio de remitir copia del contrato o fallo arbitral a la inspección del trabajo dentro de los cinco días siguientes a su suscripción  notificación respectivamente.

Las estipulaciones contenidas en ellos reemplazan en su totalidad a las contenidas en los contratos individuales de los trabajadores que sean partes de aquellos, con excepción de las estipulaciones comprendidas en los números 1, 2, 3, 4, 5 y 6 del artículo 10 del c. del t.  Sin embargo, tratándose de las tres últimas excepciones podrá efectuarse el reemplazo siempre que así se convenga expresamente.

7.- Finiquitos

El empleador está obligado a mantener en el lugar de trabajo un ejemplar del finiquito en que conste el término de la relación laboral, firmado por las partes (art. del c. del t.).

Lo anterior implica que el empleador se encuentra obligado a suscribir el finiquito cuando el dependiente ha dejado de prestarle servicios.

En la redacción de un finiquito se debe tener presente que éste será un instrumento probatorio de que se ha puesto término legalmente a la relación contractual y que todos los derechos laborales han sido debidamente considerados y pagados.

El finiquito de contrato de trabajo deberá contener a lo menos las siguientes estipulaciones:

1.     lugar y fecha de suscripción;
2.     individualización de las partes involucradas;

3.     calidad jurídica del dependiente, tiempo servido y la causal de término de contrato invocada;
4.     especificación de los derechos que se finiquitan señalando las sumas que en cada caso  corresponde, y
5.     reserva de derecho (si la hubiere) o constancia de aquél, cuya cancelación queda pendiente, por devengarse en fecha futura por ejemplo: la gratificación.

Los finiquitos deberán ser ratificados ante los inspectores del trabajo.  También podrán actuar como ministro de fe, un notario público de la localidad, el oficial del registro civil de la respectiva comuna o sección de comuna o el secretario municipal correspondiente.


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guido.figueroa@mundolaboral.cl


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