La evaluacion del Desempeño

INTRODUCCIÓN

La importancia de las personas en la gestión de las empresas y organizaciones, cualquiera sean sus dimensiones, su ámbito propio y su campo de actividad, es fundamental. Cada persona cumple una función, juega un rol específico para el grupo, al cual pertenece e influye, positiva o negativamente, en el logro de sus objetivos.

Para que una persona cumpla con sus tareas, se deben fijar metas claramente conocidas por ella. Este cumplimiento de objetivos, es en gran medida fruto del esfuerzo de la persona, pero también requiere del apoyo, comprensión y consejo de quién le dirige. Asimismo, toda persona debe conocer el grado de cumplimiento de dichos objetivos y tener la oportunidad para efectuar las correcciones pertinentes.

Este trabajo se basa en un Sistema de Administración del Desempeño de los Trabajadores, el cual fue indicado, a modo de ejemplo, en el párrafo anterior. En resumen, este sistema de administración del desempeño significa, primero planificar el desempeño de cada persona, fijando los objetivos de desempeño que se espera cumplirá en el período. Segundo, orientar, apoyar, ayudar y retroalimentar sobre cómo lo está haciendo y cómo mejorar. Finalmente, se evalúa el desempeño, es decir, se analiza en un contexto global el trabajo de las personas, dejando en claro que es una etapa más dentro de un proceso sistémico, que no termina y que, además, va cambiando permanentemente.

Al iniciar este proyecto de trabajo y elegir el tema, una de nuestras primeras conclusiones fue que a las personas no les gusta ser evaluadas. Los motivos son muchos, pero principalmente los problemas radican en el temor a saber cómo le ven en su trabajo y a la inexistencia de un sistema creíble, objetivo y eficiente, que logre indicar y medir, realmente, el desempeño de la gente. Nos preguntamos muchas cosas, entre las cuáles están, ¿Se motiva la gente por el trabajo o sólo lo hace por el sueldo?, ¿Saben concretamente, los trabajadores, qué se espera de ellos?, ¿Con qué herramientas cuentan los supervisores y las empresas, para analizar y opinar sobre el trabajo de sus dirigidos?.

Con estas preguntas en mente, leímos, investigamos, conversamos y analizamos largamente este tema, acordando que nuestros objetivos se centrarían en buscar dar una pauta general sobre aquellos aspectos que deberían estar presentes en las evaluaciones de desempeño de los trabajadores y, principalmente, en el tiempo previo a la evaluación misma del desempeño.

       

Dentro de las fuentes de apoyo que utilizamos, se encuentra la bibliografía existente, la cuál es escasa en libros, pero amplia en cuanto a manuales y guías de evaluación del desempeño de empresas privadas. Además, logramos tener algunas conversaciones con personas especializadas en el tema, cuyas experiencias e ideas fueron de mucha ayuda y respaldo a lo que pensábamos, inicialmente, de la solución de este tema.

Descubrimos, en todo caso, que existe una gran necesidad, cada vez más creciente, en las empresas por saber cómo están trabajando las personas, si lo están haciendo bien y, si no lo hacen bien, llegar a determinar qué hacer para remediarlo. Entre las ideas están, desarrollar programas de capacitación, dar apoyo más directo a la gestión, definir o redefinir para dónde van las empresas, mejorar los medios de comunicación interna, etc.

Algunas de estas preguntas pueden ser contestadas con la aplicación de un sistema de administración del desempeño, ya que, entre otras cosas, permite mejorar las comunicaciones entre supervisor y supervisado, y, lo que es mejor, entre Empresa y Trabajadores.

El esquema de este trabajo es en cuatro capítulos, y, una aplicación práctica, todos estos temas entrelazados y donde el cuarto capítulo contiene el tema central.

El capítulo 1, lo denominamos La Motivación y El Desempeño. En él analizamos qué motiva a las personas a hacer cosas, entre ellas a realizar una función y, por ende, a tener un desempeño. Mostramos algunas teorías sobre la motivación, tanto en las personas como en las organizaciones.

El capítulo 2, es un Análisis de la Evaluación del Desempeño, proceso muy utilizado en las organizaciones y en que, en un período determinado, se califica el accionar de las personas en diversas situaciones. Detallamos el modelo de evaluación del desempeño, sus objetivos, propósitos, ventajas y críticas, y, además, el proceso mismo. Dejamos, finalmente, planteada nuestra propuesta sobre el camino a seguir, es decir, sugerimos, al final del capítulo, un sistema de administración del desempeño.

El capítulo 3, es una Descripción y Análisis del Proceso de Administración del Desempeño. Mostramos qué significa para evaluadores y para evaluados. Detallamos sus etapas, planificación de objetivos de desempeño y sus implicancias; revisiones periódicas de desempeño y creación de un clima de comunicaciones de apoyo y asesoría permanentes, y, finalmente, la evaluación del desempeño.

El capítulo 4, muestra el Qué Evaluar, es decir, los estándares competitivos generales con los que se deberían medir a los trabajadores de las empresas, separados en un modelo aplicable a supervisados y otro a supervisores.

                                                                                                    

Finalmente, entregamos nuestras Conclusiones al trabajo, las que nos permiten aventurar, con optimismo, que estos sistemas de administración del desempeño no son un tema más de moda en la administración general de las organizaciones, sino que, un real aporte a la gestión de las empresas modernas.

No llegamos a escribir un sistema de administración del desempeño que sea aplicable a cualquier empresa, porque no fue nunca nuestro propósito hacerlo y porque no existen recetas universales. Cada empresa debe desarrollar uno propio, adaptado a su gente, realidad y finalidad. Nuestro aporte es dar una pauta sobre qué se debería evaluar en las personas, para que a partir de ellas, las organizaciones desarrollen sus propios sistemas de administración del desempeño.

Durante la evolución de nuestro trabajo encontramos muchas dificultades, como era lógico, entre las que podemos mencionar que existe muy poco texto sobre el tema puntual, lo que nos obligó a trabajar con experiencias empresariales, como manuales y guías de evaluación de personal, opiniones de expertos y experiencia personal de los autores.

Esperamos que nuestro trabajo sea un aporte a las empresas, habiendo puesto una primera piedra en la construcción de un gran edificio, y, que en unos pocos años más, nos encontremos con que sea habitual la existencia de sistemas de administración del desempeño en las empresas. Que sea cotidiano el que a los trabajadores se les evalúe por lo que realmente fijaron como objetivos y que no volvamos a sentir que a las personas no les gusta ser evaluadas.

Nuestra visión, como futuros administradores de personal, esta enfocada a crear una conciencia distinta respecto del tema de evaluación del desempeño, basada principalmente, en administrar efectivamente el desempeño de los trabajadores, antes de evaluarlo.

CAPITULO 1

LA MOTIVACIÓN Y EL DESEMPEÑO

La importancia de las personas en la gestión de las empresas y organizaciones, cualquiera sean sus dimensiones, su ámbito propio y su campo de actividad, es fundamental. Cada persona cumple una función, juega un rol específico para el grupo, al cual pertenece e influye, positiva o negativamente, en el logro de sus objetivos.

Para que una persona cumpla con sus tareas, se deben fijar metas claramente conocidas por ella. Este cumplimiento de objetivos, es en gran medida fruto del esfuerzo de la persona, pero también requiere del apoyo, comprensión y consejo de quién le dirige. Asimismo, toda persona debe conocer el grado de cumplimiento de dichos objetivos y tener la oportunidad para efectuar las correcciones pertinentes.

La motivación tiene relación con la dirección de la conducta, la fuerza de la respuesta o el esfuerzo que pone un empleado al seguir un curso de acción, y la persistencia de una conducta, es decir, el tiempo en que la persona mantiene su conducta.

También se dice que al analizar la motivación, deberíamos concentrarnos en aquellos factores que incitan y dirigen las actividades del individuo, a fin de que al esforzarse en tenerlas presente, éste demuestre una actitud favorable, principalmente como determinante de su desempeño laboral.

Las variables organizacionales influyen en el proceso motivacional, ya que proporcionan la base para el desempeño de los individuos, sea bueno o malo, es el inicio, el cual puede reflejar deficientes satisfacciones de necesidades, que hacen que las personas busquen fórmulas para adoptar una decisión y poner todo o ningún esfuerzo en lograrlas. Esto implica un desempeño individual, que termina en la evaluación, la cual reflejará una recompensa o un castigo, que significará satisfacciones positivas o negativas.

TEORÍAS DE LA MOTIVACIÓN

Cada persona se siente atraída por cierto conjunto de metas. Para poder prever la conducta de un empleado con algo de exactitud, se tiene que saber algo de ese conjunto y de las acciones que realizará la persona para alcanzarlo. No son pocas las teorías de la motivación ni los hallazgos de la investigación que intentan proporcionar explicaciones sobre la relación entre conducta y resultado. Se pueden emplear dos  categorías para clasificar las teorías de la motivación, las de contenido y las de proceso.

Las teorías sobre contenido enfocan los factores que, dentro de la persona, activan, dirigen, sostienen y detienen la conducta. Intentan determinar necesidades específicas que motivan a la gente.

La segunda categoría comprende lo que se llama las teorías de proceso, que proporcionan la descripción y el análisis del proceso de cómo es activada, dirigida, sostenida y detenida la conducta.

TEORÍA DE LA MOTIVACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES 

Actualmente, no es extraño encontrar puntos de interés entre los trabajadores, empresarios y gobierno, en el sentido que se debe mejorar la calidad de vida laboral, a fin de aumentar la productividad y de hacer más duraderas en el tiempo a las empresas. Para esto, se debe crear un clima organizacional adecuado para los trabajadores, que considere aspectos como los sueldos, el trato, las condiciones seguras, entre otros aspectos, es decir, que sea motivador.

La teoría de la motivación plantea dos aspectos fundamentales, que son la modificación de la conducta y la semana laboral modificada.

CAPITULO 2

ANÁLISIS DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

Evaluar significa determinar el grado de congruencia entre los resultados y los objetivos que se persiguen en un proceso. Ello implica tener claro qué tipo de trabajadores eficaces se quiere tener y qué tipo han sido contratados. Permite combinar enfoques cuantitativos y cualitativos.

Propósitos globales de la evaluación del desempeño

Las organizaciones tienen para su uso muchos programas de evaluación del desempeño.  En algunas organizaciones, están destinados a dar tanto a la persona como a la organización información relacionada con el cargo mismo. En cualquier caso, debe quedar claramente establecido el propósito o para qué tenemos este sistema de evaluación en la empresa.

Dos propósitos, en términos amplios, de la evaluación del desempeño son llegar a una conclusión evaluatoria o de juicio en cuanto al desempeño en el cargo de determinado trabajador, o desarrollar a los empleados a través del programa.

Ventajas fundamentales de la evaluación del desempeño

·      Se obliga a que los juicios del rendimiento de los trabajadores se establezcan de forma analítica y constructiva.

·      Cuando los empleados saben que su trabajo es valorado de una forma sistemática y justa, su motivación es más alta que cuando no existe ningún control.

·      Una utilidad trascendental de las evaluaciones sistemáticas de personal radica en el valor formativo que suponen para los propios calificadores; no es poco frecuente observar que en las primeras ocasiones en que se pone en práctica un programa de esta naturaleza, los mandos de quienes se solicita la opinión acerca de personas que trabajan a sus órdenes, muestran una absoluta incapacidad para dar sus juicios en determinados factores.

Propósito del estudio

La evaluación del desempeño pretende mejorar el rendimiento que ha tenido cada trabajador en su cargo. Por una parte se analiza la situación en que se encuentra y, por otra, se le otorgan los medios requeridos para lograr el progreso deseado.

Es necesario señalar que la finalidad más trascendente del proceso de evaluación del desempeño es la elaboración del plan de acción que intenta mejorar el rendimiento del subordinado, vale decir, estimular un comportamiento futuro que supere el actual.

Adicionalmente, debe llevarse un control del cumplimiento posterior de las acciones acordadas, las que servirán de pauta para una próxima evaluación.

La evaluación del desempeño es un proceso que se realiza una vez al año y que implica, como ya lo indicamos, una opinión del supervisor sobre el desempeño del personal a su cargo, en temas como el conocimiento técnico, la iniciativa, responsabilidad, actitud, que desde nuestro punto de vista constituye una nueva visión evaluativa y aptitud que se desprende los otro mencionados, entre otros, y que además, da pauta a una serie de aspectos y consideraciones futuras para el trabajador, como son ascensos, aumentos de renta, capacitación y desarrollo futuro.

CRITICA A LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

En opinión de muchos expertos, a las personas adultas no les gusta ser evaluadas. Muchas veces el método utilizado contiene importantes limitantes y errores en cuanto a su concepción como sistema de evaluación, sus factores y períodos de observación, como asimismo, en lo relativo al juicio y entrenamiento de los evaluadores, participación de los evaluados, funcionamiento y rol de las juntas calificadoras.

Al hacer una evaluación de desempeño, el principal objetivo, al menos en teoría, es mejorar el desempeño de la organización, por lo tanto, sería frustrante obtener como resultado algo diametralmente opuesto, como puede ser la desmotivación, la pérdida de la identidad, la desconfianza en la gerencia, la apatía, la rotación y los conflictos interpersonales, que es lo que resulta de un proceso mal diseñado y mal llevado.

De este modo, nuestro juicio crítico no es a la técnica de evaluación de desempeño en sí misma, sino que a una forma histórica de aplicación que ha resultado nefasta por trabajar con visiones y procedimientos obsoletos, inadecuados, ineficientes e incompletos, que ya no responden adecuadamente a la realidad y a la dinámica de la empresa moderna.

CAPITULO 3

DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE UN PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DEL DESEMPEÑO

Este capítulo define un sistema de administración del desempeño e indica que está diseñado para incentivar a los supervisores y sus dirigidos a comunicarse más abiertamente sobre aspectos de desempeño y desarrollo.

Los objetivos específicos de un sistema de administración del desempeño, son dirigir el trabajo y el desempeño del personal al logro de los objetivos de la empresa, implementar correcciones a las actividades mal realizadas, detectar necesidades de capacitación y desarrollo del personal, y proveerles información, guía y orientación que requieran para maximizar sus potencialidades.

Un sistema de administración del desempeño busca establecer claramente qué se espera de Supervisores y Supervisados.

CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DEL DESEMPEÑO

El sistema de administración del desempeño proporciona un enfoque sistemático para estimular las discusiones entre los trabajadores y el jefe durante el período de evaluación, para ayudarles a ambos a cumplir sus responsabilidades con respecto a la empresa.

Estas características del sistema de administración del desempeño incluyen:

·      Fijación de objetivos de desempeño

Al comienzo del período, se revisan los objetivos organizacionales relacionados a los planes del negocio y la descripción del cargo. A continuación se discuten los objetivos de desempeño del trabajador y, las competencias y prácticas gerenciales necesarias para lograr buenos resultados.

Los objetivos de desempeño van más allá de la descripción de cargo que enfatiza las responsabilidades del cargo. Los objetivos de desempeño especifican la eficiencia con que deben ejecutarse las responsabilidades del cargo, y a menudo se desarrollan haciendo dos preguntas:

-¿Qué evidencia demostrará el cumplimiento exitoso del trabajador con sus más importantes y permanentes responsabilidades contra los altos estándares?

-¿Qué objetivos adicionales necesita lograr este colaborador para alcanzar las metas globales de la unidad organizacional durante este período de desempeño?

·      Conducción de revisiones periódicas de progreso

El supervisor y el trabajador deben monitorear los resultados del desempeño a lo largo del año, y se reúnen periódicamente para tratar el progreso logrado en alcanzar los objetivos de desempeño y demostrar las competencias y prácticas gerenciales apropiadas. El supervisor debe proporcionar una asesoría continua para mejorar el desempeño y actualizar los objetivos de desempeño según sea necesario.

Las revisiones periódicas de progreso son discusiones programadas entre el supervisor y el trabajador, para revisar el progreso en el cumplimiento de objetivos de desempeño, y en la demostración de competencias y prácticas gerenciales seleccionadas.

·      Evaluación del desempeño

El supervisor determina la clasificación global de desempeño del trabajador para el año sobre la base de sus resultados contra los objetivos de desempeño, el progreso en el desarrollo y la demostración de competencias y prácticas gerenciales.

Antes de reunirse con el trabajador, se deben completar los formularios de cada caso y discutirlos con el nivel superior, quien deberá aprobarlos o rechazarlos.

Las pautas para evaluar el desempeño de las personas consideran revisar toda la información pertinente sobre el desempeño del trabajador para determinar el resultado resumido de su desempeño general en el cargo, hablar con otras personas que tienen información sobre el desempeño del trabajador y obtener del trabajador información adicional relacionada al desempeño, como pedirle que llene los formularios.

La clasificación global no debe ser una sorpresa, ya que supervisor y trabajador han estado discutiendo el desempeño a través del año durante la discusión de fijación de objetivos, durante discusiones informales de entrenamiento y durante las revisiones periódicas de progreso.

La clasificación final es la pauta de la fijación de los objetivos de desempeño, que se establecerán para el período siguiente, implicará un proyecto de capacitación y entrenamiento, que ayude a mejorar las diferencias, y, por último, permitirá definir el potencial de la persona. El resumen debe ser entregado al supervisado al final del período de desempeño.

·      Conducción de la discusión del resumen de desempeño y desarrollo

Supervisor y trabajador se reúnen para tratar los resultados del desempeño, los progresos en el desarrollo y la demostración de competencias y prácticas gerenciales.

En conjunto, fijan las prioridades para el período siguiente.

CAPITULO 4

¿ QUÉ  EVALUAR ?

En este capítulo se muestra los Estándares Competitivos, aquello que toda empresa desea encontrar en su gente y lo que se debe evaluar. Es el aspecto central de nuestro trabajo, el objetivo principal que perseguíamos, que es dar una pauta sobre el qué evaluar en la gente de las organizaciones.

Un estándar competitivo es una capacidad, habilidad o característica que se ha demostrado, causa o pronostica un desempeño sobresaliente en un trabajo dado. Es lo que las personas con buen desempeño hacen más a menudo, en más situaciones y con mejores resultados, que la mayoría de la gente. Describen las características de los de mejor desempeño.

Los estándares competitivos consideran cómo los trabajadores alcanzan los resultados y les dan ideas útiles respecto a que otras conductas pueden desarrollar para mejorar su desempeño. Van más allá de lo que se consiguió, indican también el cómo se logró el resultado.

Los estándares competitivos ayudan a proporcionar un mejoramiento y desarrollo continuo para los trabajadores, lo que finalmente mejorará los objetivos y resultados de la empresa. La medición de los estándares competitivos es válida para todas las organizaciones, cuando se quiere evaluar el desempeño de las personas, más aún, pueden repetirse de organización en organización. La diferencia debe darse en los niveles a quienes se aplica y en las organizaciones a quienes se aplica, en cuanto a su grado de compromiso con el sistema y con su personal.

Para el desarrollo de nuestra propuesta como tesis, hemos elaborado una pauta general con cuáles debieran ser los estándares de desempeño a aplicar al común de los trabajadores, y otra con cuáles debieran ser los estándares de desempeño a aplicar a los Supervisores, pudiendo ser desde jefes de primera línea hasta Gerentes.

ESTÁNDARES COMPETITIVOS GENERALES Y APLICABLES A TODOS LOS TRABAJADORES

  1.-Actitud positiva para el desempeño del cargo

  2.-Aptitud para el cargo

  3.-Conocimientos técnicos

  4.-Comunicaciones efectivas

  5.-Trabajo en equipo

  6.-Fijación de metas altas

  7.-Preocupación por la exactitud

  8.-Iniciativa

  9.-Eficiencia en el trabajo

10.-Flexibilidad

11.-Innovación

12.-Enfoque en el servicio al cliente

13.-Conciencia ambiental

ESTÁNDARES COMPETITIVOS GENERALES APLICABLES AL PERSONAL DEL NIVEL DE SUPERVISORES

  1.-Actitud de Asesoramiento continuo a los supervisados

  2.-Comunicaciones efectivas

  3.-Aptitud para estimular el trabajo en equipo

  4.-Desarrollo y promoción de trabajadores

  5.-Establecimiento de metas altas y obtención de resultados

  6.-Delegación permanente y espontánea

  7.-Premio al desempeño

  8.-Formación de consenso

  9.-Apoyo a riesgos razonables

10.-Pensamiento pro-activo

11.-Mejoramiento de la organización 

12.-Manejo de la diversidad

13.-Capacidad empática

CONCLUSIONES

El tema tratado en este trabajo tuvo su origen al reconocer, la vital importancia que tiene administrar correctamente el desempeño de los integrantes de una organización.

En la introducción planteamos las interrogantes específicas que nos motivaron a estudiar el tema, las cuales han quedado resueltas con la presentación del modelo de Administración del Desempeño.

A partir del desarrollo de este trabajo, podemos concluir, en términos globales, que el sistema de administración del desempeño es una herramienta de gestión útil y no una moda, ya que permite a los supervisores planificar los objetivos de cada trabajador para el año, revisar y corregir los errores permanentemente, y evaluar el desempeño final. Asimismo, y por ser un sistema, no termina con la evaluación del año, ya que lo que no se logró queda como objetivo del año siguiente.

El sistema de administración de desempeño es una herramienta de administración que le sirve a las empresas, en especial a los supervisores, a conocer a sus empleados, a escuchar sus opiniones, a reconocer sus talentos y a medir sus aportes. A los trabajadores, por su parte, les permite mostrar sus capacidades, potenciar su desarrollo y lograr sus metas personales.

El trabajo de las personas puede ser medido y evaluado con conocimiento, objetividad y justicia, con un bien diseñado y administrado sistema de administración de desempeño, ya que permite planear o adelantarse a lo que se debe hacer, facilita una retroalimentación permanente o una comunicación de dos vías, y entrega una evaluación precisa. No es un enjuiciamiento a las personas, es una herramienta para desarrollar las habilidades y potencialidades de éstas.

El tener objetivos claros, permite al trabajador ver siempre hacia el horizonte, es decir, hacia ellos, y enfocar todos sus esfuerzos para lograrlos. El supervisor de cada trabajador, es quien le guía y corrige si se equivoca, quien comprende sus errores, por tanto, un adecuado jefe tendrá siempre trabajadores gustosos de cumplirle. Una retribución justa, tanto monetaria como no monetaria, es el premio esperado por todo trabajador.

Los trabajadores requieren saber claramente lo que se espera de ellos, a fin de entregarlo o de hacer todo lo posible, para lograrlo. Un trabajador que se ve en la organización, tanto del presente como del futuro, se siente parte integrada de un esquema y hará propio el negocio de la empresa.

La comunicación de metas y objetivos por parte de la empresa, y la aceptación de los trabajadores en ellas, es fundamental para lograr los resultados planeados.

Los estándares competitivos desarrollados dan una base de acción, para que toda organización pueda elaborar un esquema de administración del desempeño, ya que se han observado y desarrollado las variables que estaban presentes en distintos sistemas de evaluación de desempeño.

Finalmente, diremos que existe la necesidad de dar a conocer más ampliamente este tema de la Administración del Desempeño, ya sea en seminarios, cursos y charlas a profesionales de empresas, pero principalmente, creemos debe darse a conocer a estudiantes, quienes en definitiva son los agentes de cambio futuros en las empresas de nuestro país.

“Para mejorar, debemos partir de donde

estamos no de donde está otra persona,

ni tampoco de donde los demás puedan

                                                                                            creer que estamos” (Consultora Target)